Gestión financiera: sistemas de cobro para los socios de clubes de fitness

De todos los posibles instrumentos de cobro y pago, destacaremos los más utilizados y útiles en la relación entre los clubes y sus socios.

El pago en efectivo
El cliente abona en metálico los pagos correspondientes. El problema para el club es el riesgo derivado de la posesión del efectivo.

El recibo
El recibo es un instrumento de cobro muy parecido a la letra de cambio. Habitualmente, las letras se emiten sobre papel timbrado; cuando una empresa lo hace sobre su propio papel, se trata de un recibo. El recibo tiene menos fuerza y capacidad ejecutiva que una letra. El recibo se considera un “efecto” y se puede llevar al descuento.
El Consejo Superior Bancario (CSB) determina cómo se puede enviar el recibo en soporte magnético. Ésta es una de las grandes ventajas del recibo, es decir, que puede tratarse de manera informatizada, si tiene el diseño y el papel propios del emisor. Si, además, se sigue la normativa del CSB, puede enviarse al banco toda una remesa de recibos en forma de ficheros informáticos.
Los recibos tienen el inconveniente de que normalmente no se aceptan. Los bancos pueden cargar comisiones más elevadas, porque los recibos no tienen tantas garantías como las letras de cambio. Para reducir las cargas que los bancos puedan incorporar, es recomendable que los recibos sean domiciliados. Esto implica tener que pedir al cliente una autorización para cargar los recibos. Este hecho, aparte de garantizar al banco que el cliente sabe que el recibo se ha emitido y que admite que se le cargue en una cuenta de la cual es titular, facilita mucho la gestión del cobro.

La tarjeta
Es indiferente que sea de débito o de crédito. Si el club conoce el número de la tarjeta y tiene la firma del cliente, puede enviar a la compañía emisora de la tarjeta una notificación diciéndole que deberá abonarle la cantidad que el cliente ha aceptado con su firma. Después, la compañía emisora cargará la cantidad en la cuenta del cliente el día que tenga estipulado con el mismo.
Si bien la disponibilidad de los fondos por parte del club es muy segura y rápida, la compañía emisora grava el cobro con una comisión de aproximadamente el 2% del valor de la transacción. Es decir, el club tendrá que descontar esta comisión de lo que debe cobrar.

El cheque
El cheque es un documento, en el cual el cliente especifica la cantidad, que desea que se le cargue en una cuenta, para hacer frente a un pago. En el cheque no consta ninguna firma ni la conformidad del proveedor (el club), lo que permite al emisor del cheque (el cliente) negarse a pagar el día convenido, sin que se produzca ningún cargo ni ninguna comisión bancaria que le afecte.
La realidad actual permite que el club pueda cobrar el cheque de forma inmediata, si va a la misma oficina de la entidad bancaria en la que el cliente tiene abierta la cuenta contra la que se hará el cargo, pero si el cheque se cobra en una entidad diferente de la utilizada por el emisor (el cliente), hay un plazo de entre 1 y 3 días hábiles antes de que el club perciba la cantidad que le corresponde.
El cobro de deudas mediante cheques tiene como inconvenientes este plazo de cobro y, sobre todo, la posibilidad de carecer de fondos.
Los cheques tienen diferentes formas de emisión:
1) Cheque conformado: Se conoce también como cheque registrado o bancario, porque es el banco del emisor quien garantiza que los datos que constan en él son correctos. El banco puede obligar al cliente que ha solicitado la emisión del cheque conformado a que mantenga el saldo inmovilizado en la cuenta hasta el momento del pago.
2) Cheque cruzado: Es un cheque en el que se han dibujado dos líneas paralelas, que cruzan en diagonal el lugar donde se expresa por escrito el importe y la persona a la que se pagará. Este símbolo obliga a no pagar en efectivo la cantidad que consta y, por tanto, se paga en una cuenta. Si entre las líneas se escribe el nombre de un banco o de una persona, entonces la cantidad sólo se ingresará en aquel banco o en la cuenta de aquella persona.
3) Cheque “no a la orden”: Se trata de un cheque en el que consta como beneficiaria una persona física o jurídica, pero con la cláusula “no a la orden”. Es un cheque absolutamente nominativo, es decir, sólo lo podrá cobrar quien se identifique como la persona física o el apoderado de la persona jurídica. Si consta la cláusula “a la orden”, entonces el cheque puede endosarse a otro beneficiario. Si el cheque está a nombre de una persona física o jurídica y no consta en él ninguna cláusula, se entiende que también puede endosarse, ya que implícitamente se entiende que es a la orden.
4) Cheque al portador: Es un cheque que podrá cobrar cualquiera que lo posea, sin necesidad de identificarse.

El pagaré
El pagaré es un documento emitido por el cliente, en el cual éste se compromete a pagar, en una fecha especificada en el mismo documento, una determinada cantidad a un acreedor (club). La diferencia principal entre el pagaré y el cheque es que el cheque es un documento a la vista, que se hace efectivo con su presentación, independientemente de la fecha (aunque lleve inscrita una fecha posterior al día de emisión -cheque posfechado-, se hará efectivo en el momento en que se lleve al cobro, siempre que haya fondos). Sin embargo, el pagaré sólo se pagará en el momento del vencimiento. Si el pagaré fuese timbrado, se puede considerar como un efecto a descontar y, de este modo, el proveedor puede conseguir una financiación anticipada, como en el caso de la letra de cambio. De hecho, para que el pagaré tenga carácter ejecutivo, es necesario que esté firmado en el momento del pago. Si el documento no tiene inscrita la función “pagaré” o no lleva firma, pero continúa expresando el compromiso del cliente de un pago en una fecha y un lugar prefijados, se convertirá en un recibo negociable. En estos recibos suele constar la indicación “documento negociable” o “recibo negociable”.

La transferencia bancaria
La transferencia bancaria no es ningún documento, sino una simple orden que comunica el cliente a su banco para que traspase una cantidad de sus fondos a la cuenta del club en una entidad financiera. Como las transferencias se pueden llevar a cabo de ordenador a ordenador, no hay costes de papel, impresión, correo, etc. Esta inmediatez e informatización hace que la cantidad quede cargada en la cuenta del cliente de forma automática.
Ahora bien, las normas de valoración bancaria hacen que se deba tener muy en cuenta el día o la fecha en la que se hará el cargo. Desde el punto de vista del acreedor (el club), es necesario controlar también la fecha en la que se efectuará el abono, puesto que, normalmente, hay diferencias entre las dos fechas. Las circulares del Banco de España indican que, si un ingreso en efectivo se ha efectuado antes de las once de la mañana, la fecha de valor del ingreso será el mismo día. Si el ingreso en efectivo es posterior a las once de la mañana, la fecha de valor del ingreso será el día hábil siguiente, aunque sea sábado. Por el contrario, si se retiran fondos de un depósito bancario, la fecha de valor es la propia del día, aunque se haya hecho sólo un minuto antes de cerrar la entidad. Para las transferencias, la valoración coincide con la de los cheques. El ingreso de la cantidad transferida se hace con la fecha valor del mismo día, si proviene de una oficina de la misma entidad, y de dos días si proviene de otro banco. Sin embargo, el cargo en la cuenta del cliente es automático en el mismo día, pero el banco puede tardar en comunicar el abono a otra entidad financiera hasta el día laborable posterior a la fecha de transferencia. Por lo tanto, el banco del cliente puede hacer que la diferencia, entre el día en el cual se carga al cliente y el día en que se abona al proveedor la cantidad transferida, sea de tres días.
Éstos son los posibles instrumentos de cobro existentes para los socios de los clubes de fitness. Cada club deberá elegir aquellos medios que mejor se adapten a sus clientes, así como a las propias características financieras y operativas del centro.